İş modeli veya çalışma prensipleri gereği, bütün şirketler personelleri için maaş giderlerine ek olarak masraf giderleri de oluşturmak zorunda. Masraf giderlerinin ödenmesi için kurumsal dünyanın acı bir gerçeği devreye girer: Masraflar öncelikle çalışanlar tarafından belgelenmelidir. İspat yoksa ödeme de olamaz. Dolayısıyla çalışanlar yaptıkları her harcamanın belgesini biriktirir.

Belgeleme zahmetlı değildir ama sadece bir başlangıçtır. Fiş ve faturaların her ay sonunda hazırlanan masraf formu üzerinde harcama türlerine göre ayrıştırılması ve muhasebeye fiziki olarak iletilmesi gerekir. Daha masraf kontrolü, onayı ve raporlaması sürecine girmedik bile! Yıpratıcılıktan uzak masraf girişi ve kontrolü süreçleri için bir yönetim sistemi oturtulması şart. Ama nasıl? Gelin, neler yapabileceğinize bakalım.

Masraf Formu Örneği için dikkat etmeniz gerekenler:

• Uygun formatta personel masraf formu oluşturulması (Sık kullanılan tarz olarak .xls formatında)
• Masraf fişi ölçeğinde kategorilerin belirlenmesi
• Genelde “Masraf Beyan Formu” olarak adlandırılan kalemlerin detayların uygun şekilde not edilmesi (Tarih, fiş numarası, KDV tutarı, KDV oranı vs.)

Masraf Formu örneğine ulaşmak için tıklayınız.

Masraf formu onaylanıp muhasebeye iletildikten sonra, masraf yönetiminin personel ayağı tamamlanır. Artık iş muhasebe biriminin tüm bu fişleri kontrol edip, fişleri tek tek matrah ve KDV’lerini ayırarak, ayrı hesap kartlarına atmalarına kalır.

Onay prosedürlerinin ne kadar uzayacağı şirket dinamiklerine, kurum kültürüne veya iş yoğunluğuna göre değişir. Ne yazık ki, çoğu zaman ıssız bir adadan şişe içinde atılan mektuplara yanıt gelmesini beklemek gibidir! Masraf yönetimi, hızdan ziyade, hem personeller ve muhasebeciler hem de yöneticiler için belirsizliğe açık ve kırılgan bir yapıdadır.

Organizasyon ve yönetim yaklaşımlarıne adını verecek güçte dönüşümlere imza atan Henry Ford, “İnsanlara ne istediklerini sorsaydım, daha hızlı giden at üretirdim.” demiş. Bu sözü masraf yönetimi dünyası için uyarladık! Manuel ve herkesin günlerini çalan masraf yönetiminden yorulan insanlar için artık Türkiye’de de bir iş modeli var. Masraf yönetiminde yeni çözümler arayanlar, hem personelin iş yükünü azaltmak hem de şirket harcama politikalarını ve regülasyon uyumunu oluşturmak için Masraff’ı seçiyor. Masraff’ın en büyük avantajı, tüm angarya işleri yapay zekanın yapması ve sonucunda size şirketinizi güçlendirek finansal verileri ve öngörülebilirliği sunması.

Masraf girmeyin, sadece fotoğrafını çekin ve yapay zekâ algoritmaları sizin için gerisini halletsin. Dijital ve kurgulanabilir onay akışının ardından muhasebe ekibi, onaylanan tüm masrafları doğrudan Logo, SAP ve eBa gibi ERP sistemlerine tek tuşla aktarsın! Eskiden manuel iş yükü olan tüm işlemlerin daha pratik ve kolay gerçekleşmesi için yeni nesil bir çözümü seçin. Siz de bu değişimin bir parçası olmak isterseniz, Masraff ücretsiz deneme hakkından yararlanabilirsiniz.