Haydi tartışmasız bir gerçeği konuşalım, iş yerindeki zaman ihtiyacımızı. Günümüz koşullarında bir organizasyonun en değerli varlığı yetenekli çalışanlar, çalışanlarınki de zaman. Haliyle yöneticiler verimlilik adına organizasyonları yeniden şekillendiriyor. Gerekirse yeni bir düzen deniyor, gerekirse yeni görevler tanımlıyor. Yine de bazı “yeni” yöntemler verimliliği artırmak yerine düşürüyor çünkü çalışan refahı gözetilmiyor. Peki çalışan refahı neden önemli?

Çalışan Refahı Nedir?

Çalışan refahı (wellbeing), bir kişinin işinin sağlık ve mutluluğuna olan etkisine verilen isim. Her zaman gündemde olsa pandemiden sonra özel bir önem kazanmaya başladı. Sebebi çok net, verimlilik sancılarına eklenen pandemi ve ekonomik durgunluk, ofis yaşamını bütünüyle değiştirdi. Çoğu yer zorunlu olarak hibrit veya uzaktan çalışma modeline geçti, bazıları da bu düzeni sürdürüyor. Tepeden tırnağa değişen bir yaşamı sürdürmek için hala çalışıyorsunuz ancak bambaşka koşullarda. Bu durumda çalışan refahı nasıl sağlanır? Herkes bu konuya yoğunlaşınca verimlilik çalışmaları da odağını değiştirmeye başladı.

Öte yandan, mikro yönetim seven yöneticiler hibrit ve uzaktan çalışma modellerini bir daha dönmemek üzere bıraktı. Araştırmalar gösteriyor ki, pandeminin sönümlenmesi ile birlikte başlayan durgunluk, çalışanlara yönelik yeni baskılar doğurdu. Çoğu iş yerinde mesai saati kavramı yok oldu, haliyle çalışan refahı kavramı da!

Artık, çalışanlar iş için daha çok vakit harcıyor. LinkedIn’in 2022 tarihli Çalışan Sağlığı Raporu‘na göre çalışan mutluluğu Haziran 2020’den beri %6 azaldı. Haftalık çalışma saatleri çoğunlukla aşılıyor, çoğu yerde bunun hesabı bile tutulmuyor. Kısacası, çalışanların iş için daha çok zaman harcaması eksponansiyel bir verimlilik artışı ile sonuçlanmıyor. Tam tersine verim düşebiliyor, kimse mutlu olamıyor!

Esasen, çözüm şu cümlede saklı: “Work smarter, not harder” (Daha fazla değil, daha zekice çalış)! Peki, bir yönetici olarak bu mottoyla verimliliği ve çalışan refahını artırabileceğiniz yöntemler neler?

Çalışan Refahı Nasıl Artırılabilir?

Net ve Odaklı Hedefler Belirlemek

Eğer çalışanlarınız tüm vaktini ayırdıkları işlerin nereye varacağını bilmezse, verimli çalışmalarını beklemek de bir hata olur. Bir takım oyuncusu olmaları ve iş tatmini sağlamak da zorlaşır. Bir başka deyişle, çalışan refahı için amaçlarınızı net bir şekilde tanımlamalısınız. Bu nedenle, bir yönetici olarak daha huzurlu ve yüksek odaklı bir çalışma ortamı için:

• Çalışanlara atadığınız görevleri oldukça açık ve net şekilde tanımladığınıza
• Çalışanınızdan tam olarak ne beklediğinizi belirtmeye
• Bu çalışmanın nasıl bir etki yaratacağından bahsetmeye özen gösterin.

Yani, “S.M.A.R.T.” olun!

S.M.A.R.T. Hedefler Nedir?

Hedefleri ve stratejileri netleştirmenin en kolay yolu “S.M.A.R.T.” olmasından geçiyor. Yani, iş hedeflerinizin:

• Spesific (Belirli)
• Measurable (Ölçülebilir)
• Accepted (Ulaşılabilir)
• Realistic (Gerçekçi)
• Timely (Zamana bağlı) olduğuna emin olmalısınız.

Eğer belirlediğiniz görevler bu özelliklerden yoksunsa, görevleri tekrar gözden geçirmeli ve bu özelliklere göre geliştirmelisiniz. Böylece çalışanlarınızın verimliliğine ve odaklarını kaybetmemesine destek olabilirsiniz.

Görevleri Doğru Becerilerle Eşleştirmek

Çalışanlarınızın becerilerinin ve yetkinliklerinin farkında olmak verimliliği artırmak için oldukça önemli. Örneğin; kendini kolaylıkla ifade edebilen, dışa dönük ve yaratıcı bir çalışan müşterilerle iç içe olmak ve onlara yol haritaları sunmak için muhtemelen en doğru kişi. Öte yandan aynı çalışanı yoğun kurallarla çerçevelenmiş ve ayrıntı odaklı bir göreve atamak hata olabilir. Bu çalışan potansiyelini kullanmakta güçlük çekebilir, mutsuzluğu da verimini düşürebilir.

Özetle, gerçekçi olmak zorundasınız! Çalışanlarınızın her alanda başarılı olması teoride kulağa harika gelse de pratikte mümkün değil. Üstelik yanlış yerde olmaları onları yetersizlik hissiyle baş başa bırakabilir. Bu sebeple bir görevlendirme yaparken kendinize şu soruları sorun:

• Görevin gerektirdiği nitelikler neler?
• Bu çalışan şu ana kadar ne tarz işlerde daha yüksek performans gösterdi?
• Çalışan bu görev için en uygun kişi mi?

Eğer son soruya cevabınız “Hayır” ise sırf zamanı uyduğu için o çalışanı görevlendirmeyin. Bunun yerine gereken nitelikleri karşılayan başka bir çalışanınızı değerlendirmeye alın.

Eğitime ve Gelişime Önem Vermek

Deneyimle öğrenme ya da işi işte öğrenmenin iyi bir eğitim yolu olduğu söylenebilir. Üstelik eğitim faaliyetlerini azaltmak para ve zaman tasarrufunu da beraberinde getirebilir. Ne yazık ki, sadece buna yaslandığınızda taktiğiniz büyük ihtimalle geri tepecek! Çalışanlarınız hem değersizlik hissine kapılacak hem de gereken yetenekleri daha uzun zamanda öğrenmek zorunda kalacak. Yani, çalışan refahı için size başka bir tavsiyemiz var!

Çalışanlarınıza daha önce gerçekleştirmedikleri bir alanda görevler atadığınızda, sıfır rehberlikle bu görevleri tamamlamalarını beklemeyin. Bu yaklaşım yerine bir gününüzü ona ayırın ve gerekli becerileri öğreterek rehberlik edin. Böylece çalışanınız görevlerini daha hızlı ve kendinden emin bir şekilde yerine getirmeye başlayabilir.

Ayrıca çalışanlarınızı kendilerini geliştirmeleri adına teşvik etmek ve olanaklar sağlamak da çok önemli. Zaman içinde şirketinize uzun vadede yarar sağlayacak gelişmiş bir yetenek havuzu kurabileceksiniz. Benzer biçimde, değer gördüğünü ve gelişim alanı olduğunu bilen çalışanların bağlılığı da artıyor. Nasıl mı? Çalışan gelişimini ve bağlılığını desteklemenin birkaç spesifik yolu ise şu şekilde:

• Bireysel koçluk
• Atölye çalışmaları
• Kurslar
• Seminerler
• Çalışanlarınıza daha fazla sorumluluk vermek

Bu fırsatları sunmak üretkenliği artıracak ek becerileri de beraberinde getiriyor.

Doğru Geri Bildirim Mekanizması Oluşturmak

Bazen çalışanlarınız düşen verimliliklerinin farkına varmayabilir ya da değişen stratejiler bağlamında görevlerin yön değiştirmesi gerekebilir. Bu gibi durumlarda verimlilik artışı beklemek hatalı, hatta acımasızca! Bir yönetici olarak bu duruma düşmemek için doğru geri bildirimi vermeniz son derece önemli. Performans değerlendirmeleri tam da bunun için var.

Performans Değerlendirme Nedir?

Verimlilik çalışmalarının kilit noktası olan performans değerlendirme ölçeği genellikle bireysel toplantılarda ele alınıyor. Böylece karşılıklı ve nokta atışı geri bildirimler sayesinde gelişim alanları tespit ediliyor. Organizasyon yapınıza bağlı olarak performans değerlendirme toplantılarını ekip bazlı yapmayı da tercih edebilirsiniz. Bu durumda ekip yöneticilerinin her üyeyle birebir iletişimini sağlıklı tuttuğundan emin olmalısınız. Ne de olsa şeffaflık ve görev amaçlarıyla ilgili net bilgiler olmadan verimden de bahsedemeyiz.

Genellikle ihmal edilen bir noktanın altını tekrar çizmek istiyoruz: Geri bildirimler tek taraflı kalmamalı. Mutlaka çalışanlarınızdan da geri bildirim ve öneriler almaya hazırlıklı olmalısınız. Aksi takdirde uzun saatlerinizi ayırdığınız toplantılar amacından saparak birer formaliteden ibaret kalabilir. Yüksek verimlilik şansının kaçışının yanı sıra, sizin fark etmediğiniz ama çalışanlar için hayati konuları ele alabilir ve birlikte çözebilirsiniz.

Bu görüş paylaşımları için haftalık ya da aylık samimi ve hiyerarşiden uzak açık kapı toplantılar düzenlemeye ne dersiniz? Bu sayede çalışanlar rahat bir ortamda daha dürüst ve sağlıklı geri bildirimler verme eğilimine geçebilir. Merak etmeyin, toplantılar zaman kaybı değil, doğru iş stratejisi ve çalışan refahı ile geri dönecek!

Dijital Teknolojilerle Zamandan Tasarruf Etmek

Doğru insanları seçtiniz, net hedefler tanımladınız, karşılıklı değerlendirme toplantıları yaptınız. Ama bunlar da yetmez! Bütünlüklü bir iş stratejisi için kullandığınız araçlar da son derece önemli. Organizasyonunuz çalışan refahı için lezzetli bir pastaya dönüşecekse sıra pastanın kreması ve süsüne geldi: Dijital dönüşüm.

Eğer çalışanlarınız öncelikli görevlerini yerine getirmek için zaman bulamıyorsa, heveslerini kaybettiklerini göreceksiniz. Düşünün, yeni projeler geliştirme ve katma değer yaratma kapasitesine sahipsiniz. Ancak bunun yerine küçük ve birbirini tekrar eden detay işlerle meşgulsünüz. Bu işleri bitirmek için gece gündüz çalışıyorsunuz ve aslında çıktıları sizin için değerli. Ancak o çıktıları elde edene kadar zaman uçup gidiyor ve bu süreç bir kısır döngüye giriyor. En kötüsü de bu görevleri yapacak teknolojinin parmağınızın ucunda olması, masraf yönetimi prosedürlerinde olduğu gibi!

Masraff: Akıllı Harcama Analizi

Yapay zeka tabanlı Masraff, şirket harcamalarınızın tüm prosedürlerini ve analizlerini sizin yerinize gerçekleştiriyor! Otomatik masraf girişi ve dijital onay mobil uygulamada uçtan uca kontrol edilirken, muhasebe ekipleri de tek tuşla entegrasyon sağlıyor. Böylece her ay yinelenen:

• Masraf girişi
• Onay koşturmacası
• Ekipler arası karmaşa
• Masada dağ gibi yığılan onay formları
• Onay formlarını tek tek kontrol etmeye harcanan günler
• Şirket politikası ihlali
• Suistimal ve ihmaller son buluyor!

Masraff, şirketiniz için değerli zamanları size geri veriyor, çalışanları da katma değer yaratacakları asıl görevlerine yönlendiriyor. Çok taraflı sorunları olan manuel masraf yönetimi yerine Masraff’ı seçmek sadece verimlilik değil, maliyetleri kısmanın da anahtarı!

Siz hala Masraff’la tanışmadınız mı? Daha fazla bilgi almak için Masraff çözümleri sayfasına, deneyerek öğrenmek için Masraff ücretsiz deneme formuna şimdi ulaşabilirsiniz!