Dijitalleşme ve Dijitalleştirme farklı anlamlara sahip olmalarına karşın günümüz dünyasında sıkça karıştırılıp, pek çok tartışmaya sebebiyet veren terimlerdir. Bu iki terimin anlamlarına farklı yaklaşımlar bulunmaktadır. Küresel araştırma ve danışmanlık firması olan Gartner’ın IT sözlüğü, dijitalleştirmeyi analoğun dijitale dönüşüm süreci olarak tanımlarken, dijitalleşmenin ise şirketlerin dijital teknolojileri kullanarak, yeni gelir ve değer üretme, iş modeli değiştirme gibi fırsatlara ulaşmak için harcadığı zaman olarak tanımlamıştır. Buna benzer bir yaklaşım da Deloitte firmasından gelmektedir. Deloitte’a göre dijitalleşme kısaca dijital olmak (being digital), dijitalleştirme ise dijital yapmak (doing digital)’tır.
Dijitalleşme, verilerin fiziksel bir formata sahip olması gerekmeksizin, imha edilme tehlikesinden uzak şekilde farklı ortamlarda depolanabilmesine ve kolaylıkla kopyalanabilmesine olanak vererek, kağıt gibi büyük hacimli depolama seçeneklerini elimine eder. Ancak dijitalleşme yalnızca bilgilerin daha verimli depolanması için kullanılan yeni bir teknik olmaktan öteye geçerek kendi sektörlerinde tutunmak ve başarılı olmak isteyen birçok şirketin çalışmalarına da yön vermekte olan bir akımdır. Günümüzde pek çok şirket ‘dijital dönüşüm’ ve ‘dijitalleşme’ konularına önemli ölçüde zaman ve bütçe ayırmaktalar. Peki, bu süreç nasıl işler? Bir şirketin dijitalleşmesi nasıl olur? Dijitalleşmek isteyen şirketlerin izlemesi gereken yollar ve dikkat etmesi gereken detaylar nelerdir?
ŞİRKETLER NEDEN VE NASIL DİJİTALLEŞİR?
Günümüz dünyasında şirketler, artan talep çeşitliliğine ve ekosistemin değişmesine ayak uydurmak zorunda olduklarının bu sebeple de geleneksel yöntem ve uygulamaların bu kadar değişken bir ortamda yeterli olmayacağını, yeni yollara başvurmanın sektörde güçlü kalmak ve fark yaratmak için tek seçenek olduğunun farkındalar. Hangi sektörden olursa olsun tüm firmaların ortak amaçlarından bazıları maliyetleri düşürmek, yeni gelir ve değer üretme yolları bulmak ve müşteri sadakatini arttırmak olarak sıralanabilir. Dijitalleşme zaman ve bütçe bakımından yorucu ve adaptasyonu çok da kolay olmayan bir süreç olmasına karşın doğru uygulandığında şirketlere pek çok fayda sağlar. Dijitalleşmenin sayısız faydalarından yalnızca birkaçı şu şekilde sıralanabilir;
1-Verilerin kolayca kaydedilmesi ve depolanması.
Bir şirketin hacminin artması aynı zamanda çalışan ve müşteri sayısının artmasına anlamına gelmektedir. Artan çalışan ve müşteri sayısı ise depolanması ve yönetilmesi gereken daha fazla veri anlamına gelmekte. Bu verileri en az hata oranıyla depolamak ve yönetmek de dijitalleşmenin sayesinde mümkün. Örnek vermek gerekirse çalışanlara ait bilgiler, maaş ve SGK ödemeleri gibi işlemler akıllı ön muhasebe programları sayesinde çok daha kolay yönetiliyor.
2-Uzun vadede maliyetlerin düşmesi.
İşletmeler dijitalleşme sayesinde fiziksel yöntemler kullanarak gerçekleştirdiği baskı, kağıt, postalama, haberleşme gibi işlemleri de geride bırakıyor. Dijitalleşen ve akıllanan uygulamalar sayesinde kayıtlar en pratik bir şekilde, güncellemeler ise otomatik olarak gerçekleştiriliyor. Dolayısıyla hata oranı ve veri kaybı en aza iniyor. Bu da maliyetlerin, görülür ölçüde düşmesine olanak sağlıyor.
3-İç ve dış iletişimde hızlanma.
Kulağa basit gelse de dijitalleşmenin ilk araçlarından birisi bugün de sıklıkla kullanılan elektronik postalar. Elektronik posta, otomatik hatırlatma mesajları ve otomatik müşteri cevapları gibi uygulamalar sayesinde hem iç hem de dış iletişim büyük ölçüde hızlanıyor.
Dijitalleşmenin şirketlere sağladığı pek çok avantaj yadsınamaz ancak bu sürecin şirketler tarafınca kontrollü ve doğru şekilde yürütülmesi başarıya ulaşmak için çok önemli.
DİJİTALLEŞME SÜRECİNİ BAŞARIYLA YÜRÜTMEK İÇİN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN KONULAR
1-Durgunluğa son vermek.
Şirketler dijitalleşme yolculuğunda inovatif hareketlerin önünü açmalı, bünyesinde bulundurduğu yeni fikirlere açık, girişimci ruhlu yönetici ve çalışanlarına elinden geldiğince destek vererek şirketin sürekli olarak dinamik yapısını korumasına yardımcı olmalıdır. Bu az sayıdaki dinamik insan kitlesini değerlendirmemek dijital dönüşüme karşı pasif bir direnç yaratır. Bazı durumlarda bu bir korkuya da dönüşüp durgunluğa sebebiyet verir. Eğer dinamik yapı korunamazsa direnç gücü tabana yayılabilir ve durgunluk sürekli hale gelir ve dijitalleşme başlamadan biter.
2-Yeni işbirliklerine açık olmak.
Yeni işbirlikleri dijitalleşme alanında yapılacak yararlı adımlardan birisidir. Daha önce çalışılmamış bir firmayla çalışmak şirketin vizyonunu genişletirken yaptığı işe yeni bir değer katmasına katkıda bulunur. Bu duruma güzel bir örnek önceden start-uplarla çalışmaya sıcak bakmayan bir yöneticinin, dijital dönüşümün bir parçası olma adımlarında yatırımcı rolü bile üstlenmesi olabilir.
3-Eğitimin önemini kavramak.
Kültür olarak dijitalleşmeyi benimsemek başarılabilse de bu sürecin sağlıklı geçmesinde en büyük pay eğitime aittir. Dijital dönüşüm şirketin pek çok farklı departmanlarındaki her seviyeden çalışan için önemli bir eğitim süreci anlamına da gelir. Bu eğitimlerin maliyetleri şirketleri dijitalleşmeden soğutabileceği düşünülmemelidir çünkü çalışanlarını sermaye olarak gören işletmelerin, gelecekte sektörde aranan kimseleri bünyesinde bulundurmak ve bu kimselerin işletmede sağladığı yararları arttırmak bu firmaların temel amaçlarındandır.
Referanslar
2- https://bizimhesap.com/blog-detay/isletmelerde-dijitallesme
3- https://www.business2community.com/strategy/companies-embrace-digital-transformation-02029603
