İş hayatında hepimiz saatler süren, düşüncelere daldığımız toplantılara katılmışızdır. Bunlar işin bir parçası gibi görünse de, bazen büyük bir zaman maliyeti kaybı olabiliyor. İngiliz Psikoloji Topluluğunun yapmış olduğu bir araştırmaya göre Amerikan şirketleri her yıl toplantılar yüzünden ortalama 37 Milyon Dolar kaybediyor. Verimli ve kısa bir sürede bitmiş bir toplantıyı hayal olarak görüyorsanız, sizin için bulduğumuz yöntemleri incelemelisiniz.
- Daha Az Toplantı Kabul Edin.
Toplantıları reddetmek ya da sizin için hazırlanmış olan gün boyu süren toplantı takvimlerini reddetme şansınız yok ama sizin için düşünülmüş ve hazırlanmış olan bazı yaklaşım biçimleri bulunmakta. Bunlara bir örnek olarak, toplantıların süresine bağlı olarak onların zaman maliyetlerini maddi bazda inceleyen yardımcı araçları kullanabilirsiniz.
- Toplantı Davetini Konu Başlıklarıyla Değil, Sorularla Gönderin.
Toplantılar, internet üzerinden tartışılamayacak konular için yapılmalıdır. Bu yüzden herkes kısaca bilgilendirilir ve daha sonra herkes geri bildirim verir ya da sorularını sorar. Bunu en kolay şekilde yapmanın yolu ise toplantı gündeminin düzenli bir şekilde oluşturulmasıyla başlar.
Yapılan araştırmalara göre hazırlanan toplantı gündemleri başlık üzerinden değil, sorular üzerinden hazırlanmalıdır. Yeni hazırlanacak pazarlama stratejisi hakkında beyin fırtınası yapmak istiyorsanız, gündeme “Yeni Pazarlama Stratejisi” yazmak yerine “Nasıl daha güncel ve etkili bir pazarlama stratejisi oluştururuz?” yazmak, katılımcıların önceden hazırlanmalarını kolaylaştıracaktır.
- Telefonları ve Diğer Cihazları Yasaklayın.
Aynı anda birçok iş yapmanın çok daha verimli olduğunu söyleyenler olsa da bu bir efsanedir. İnsanların sadece %2,5’i aynı anda birden fazla iş yapabilir. Özellikle toplantılar gibi bir an önce bitmesi gereken etkinliklerde akıllı telefonlar, Slack mesajları gibi dikkat dağıtıcı unsurlar yasaklanmalıdır.
- 5 Katılımcıyı Geçmemeye Çalışın.
Kalabalık toplantılar sadece daha fazla kişiyi meşgul etmek anlamına gelmez, aynı zamanda toplantı kalitesini de azaltır. Yapılan araştırmalara göre çok fazla kişinin katıldığı toplantılar sosyal aylaklığa neden oluyor. Ayrıca az kişiyle yapılan toplantılarda bireysel katılımın da arttığını gözlemleyebilirsiniz.
- Ortak Çalışmaya Dayalı Uygulamalar Kullanın.
Birçok toplantı gelişmeleri takip etmek ya da haber vermek için ayarlanıyor. Dijitalleşen dünya ile artık bu tarz toplantılara gerek yok proje bazlı iletişim kurabileceğiniz gelişimleri not alabileceğiniz birçok uygulama bulunmaktadır. Biz Masraff’ta Slack ve Asana gibi iş için özel programlanmış programları kullanıyoruz. Böylelikle herkes gelişmeleri anında haber veriyor ve isteyenler takip edebiliyor.
İşinize daha fazla yapay zeka dahil etmek ister misiniz? Masraf sürecinizi tamamen otomatikleştirerek zaman ve maliyet tasarrufu sağlayın. Masraff hakkında daha fazla bilgiye buradan ulaşabilir, 7 gün ücretsiz deneme fırsatından yararlanabilirsiniz.
REFERANLAR
