Küçük şeyler nasıl oluyor da zamanınızın en büyük kısmını alıyor? Her çalışan gün bitse de işleri bitmediğinde bu sorgulamayı bir kez olsun yapmış olmalı. Ne var ki, zaman yönetimi sorununu çözmek için bu sorgulamayı derinleştirmek yerine bireyi suçlayan bir bakış açısı hakim. Çalışanların mesai saatlerini sosyal medyada geçirdiği için problemlerin büyüdüğünü iddia eden birçok makale görmüş olmalısınız. Mesele gerçekten ertelemecilik ve zaman yönetimi arasındaki bağ mı?

Peki, sizce tüm çalışanlar tembel ya da odaklanma sorunu mu yaşıyor? Kimse işinin hakkını vermek ve huzurlu bir şekilde günü bitirmek istemiyor mu? Gelin, zaman yönetimi ile ilgili bakış açısını değiştirip gerçek bir çözüm getirecek teknikleri inceleyelim.

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman, hem bilim için hem de iş dünyası için günümüzün en önemli kavramı. Nasıl yöneteceğimiz ise farkımızı belirleyen nokta. Minimum sürede daha üretken olmayı sağlayan etkili zaman yönetimi, vaktinizi farklı aktiviteler arasında nasıl böleceğinizi organize ediyor. Daha çok değil, daha verimli çalışmak mümkün.

Üstelik, zaman yönetimi teknikleri de mesai saatlerinde Twitter, Instagram, Snapchat, TikTok, YouTube vb. sosyal medya mecralarına girmemekten ibaret değil. Buna rağmen yüksek verimlilik ve üretkenlik fırsatı neden elden kaçıyor?

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Bir gerçeği kabul edelim, iş dünyasındaki dijital dönüşüm hepimizin daha çevik olmasını gerektiriyor. Yeni iş kolları ortaya çıkıyor, irili ufaklı görevler -özellikle küçük şirketlerde- çalışanların sırtına biniyor. Çözümün başlayacağı yer de tam da proje yönetimi düğümünün oluştuğu yer: Farklı nitelikteki görevleri değişik biçimlerde ve zaman aralıklarında yerine getirmek. Bu görevleri “Long Tail” ve “Head” olarak isimlendirebiliriz.

Long Tail Nedir?

Birleştiğinde çalışma saatlerinin büyük bir kısmını alan küçük işler “Long Tail” olarak adlandırılır. Her iş kolunun “Long Tail” tanımı diğerlerinden farklı olabilir. Örneğin, finansçılar Excel tablosunun giriş ayrıntıları için oradaki veriyi analiz etmekten daha uzun süre vakit harcıyor olabilir. Maillere göz gezdirmek, çoğu zaman o maillerdeki işlere devam etmekten daha çok zaman alıyor, değil mi?

“Head” Nedir?

Bu gruptaki görevler fark ve katma değer yaratmanızı sağlayacak işler olarak adlandırılabilir. En önemli ve çıktısı yüksek işlerinizi şöyle bir düşünün. “Long Tail” görevleri tamamlarken hakkını vermekte zorlandığınızı fark edeceksiniz ve yeni bir kavramı düşüneceksiniz: Yoğunluk yönetimi.

Tanıdık Bir Örnek: Trendyol

“Head” ve “Long Tail” görevleri anlamak için kalıpları çözmeliyiz. Tuhaf gelse de bu konuda en çok yardımcı olacak örnek, Trendyol.

Online alışveriş sitesi Trendyol, farklı kategorilerin altında yüzlerce ürünü tanıtıyor. Oysaki, bu ürünlerden sadece sık tercih edilenler “En Çok Satanlar” kategorisinde kendisine yer bulabiliyor. İşte bu az sayıda ürün barındıran ancak asıl değeri yaratan kategori “Head”. Geriye kalan tüm ürün topluluğu ise “Long Tail”dir. Olmazsa olmaz ama “Head” kadar fark da yaratmıyor. Diğer bir tanımla, “Long Tail” tek başına fazla zaman ve efor gerektirmese de bir araya geldiğinde önemli ölçüde zaman gerektiriyor. Hele de stresli bir psikolojide zaman yönetimi yapmaya çalışırken!

Zaman Yönetimi için Destek Araçları Nelerdir?

Öncelikle günlük hayatta zaman yönetimi için “Long Tail” ve “Head” ayrımını netleştirmek lazım. Bunun için hangi aktivitelere ne oranda vakit ayırdığınızı gösteren “RescueTime” gibi dijital zaman yönetimi uygulamaları kullanabilirsiniz. Uygulama raporları sizi şaşırtabilir! Peki bu zamanı daha etkin kullanmak için ne yapmalısınız=

“Long Tail” Zamanı Nasıl Daha Verimli Olur?

Sizin “Long Tail” görevleriniz hangileri? Mesela:

• Sosyal medyanın periyodik kontrolü
• Gelen kutusunun gözden geçirilmesi ve düzenlenmesi
• Slack veya Zoom’daki saatler gibi faktörler

Aynı zamanda, aktiviteler arası sık sık geçiş yapmak da verimsizliği artırıyor, hem de bilimsel bulgulara göre! Çözüm de aslında bu noktadan başlıyor:

• Mesai saatleriniz için günlük ve haftalık iş ajandaları oluşturun.
• Görev ve sorumluluklarınızı zaman kıstasına ve “Head” görevlere yarayacak çıktılara göre kalıplara ayırın.
• Gereksiz görevlerden kurtulurken, benzer olanları bir araya getirin.
• “Long Tail” işleri teknolojiye devredin! Otomasyon getirecek sistemlerin keyfini çıkarıp sistem verileriyle “Head” görevleri akılcı bir biçimde yerine getirin.

Elbette, teknolojik araçlar da departmanlara göre değişiyor. Haydi, rutin işlerin ve e-maillerin en çok bunalttığı departmanlardan finans için etkin bir çözüme göz atalım.

Finans için Zaman Yönetimi

Muhasebe ve finans ekipleri; bütçeleme, kontrol ve raporlama için her ay rutin işleri takip etmekle yükümlü. Dolayısıyla her ay tekrar tekrar takip etmeleri gereken rutin işlerin sayısı çok fazla, yani “Long Tail”. Asıl çıktı ve gelişimin anahtarı “Head” işler, zaman alan ufak görevler ve detaylar yüzünden gölgede kalıyor. Bu noktadaki ihtiyacı karşılayacak etken ise tabii ki teknoloji!

Masraff’la Zamanı Yakala

Rutin işlerin en çok zaman alanlarından biri şüphesiz ki, masraf yönetimi. Doğru çıktılar elde edilince şirkete katkısı da aynı ölçüde büyük. Her ay günler çalan masraf girişi, kontrolü ve ERP aktarımı sürecini üç basit adımda ve dakikalar içinde çözmeniz mümkün. Kazandığınız ise sadece zaman değil!

Yapay zeka tabanlı mobil uygulama Masraff, zaman yönetimi optimizasyonu sağlamakla yetinmiyor. Dijital raporlama özellikleri ve veriler sayesinde:

• Bütçe kontrolü
• Şirket içi suistimal (Fraud) tespiti
• Trend analizi
• Dijital finans planlama
• Önceliklendirme
• Dijital onay akışı
• Regülasyon uyumu gibi pek çok faktör şirketinizden yana olacak!